Case History: come ho supportato un Poliambulatorio verso un’organizzazione più efficiente dello studio.
In uno dei miei primi progetti di consulenza ho supportato un poliambulatorio specializzato nei servizi per la prevenzione, diagnosi e cura dei disturbi muscoloscheletrici.
Il titolare (chiamiamolo Patrizio) aveva avviato qualche anno prima l’attività in un piccolo studio di fisioterapia; con il passare del tempo i pazienti sono aumentati e di pari passo è cresciuto anche il desiderio di Patrizio di offrire loro un supporto sempre più completo, proprio per andare a coprire una gamma più ampia di problematiche muscoloscheletriche. A tale scopo, ha iniziato sia a collaborare con specialisti in diverse discipline sia ha investito in apparecchiature moderne e d’avanguardia che potessero garantire prestazioni di elevata qualità.
Da piccolo studio di fisioterapia si stava trasformando sempre di più in un poliambulatorio, dove oltre a Patrizio era possibile trovare un secondo fisioterapista più rivolto alle problematiche sportive, un fisiatra, un osteopata, un logopedista; inoltre, da pochi mesi venivano organizzate anche delle lezioni di yoga, pilates e ginnastica posturale.
Il bisogno di un cambiamento
Con l’espansione dell’attività e l’aumento del numero di professionisti coinvolti, è emersa la necessità di migliorare l’organizzazione del lavoro. Coordinare le agende dei vari medici, gestire l’utilizzo dei nuovi macchinari e garantire un flusso di lavoro efficiente nel back office sono diventate sfide sempre più complesse. Il titolare, pur rendendosi conto di queste difficoltà, ha cercato di affrontarle da solo, facendosi aiutare sporadicamente da una persona part-time. Tuttavia, con il crescere delle operazioni e delle responsabilità, questo supporto non era più sufficiente a garantire un’organizzazione fluida e un servizio di qualità costante.
Il culmine di questa crisi è arrivato quando l’ultima segretaria, ha lasciato il lavoro dopo appena tre mesi, per di più, in un momento critico ossia in pieno periodo estivo con l’agenda pazienti praticamente piena. Questo evento ha messo in luce la fragilità dell’organizzazione interna, facendo emergere quanto fosse ormai insostenibile continuare a gestire tutto in modo centralizzato e con risorse non adeguate. La frustrazione del titolare, già elevata a causa della mancanza di tempo e dell’impossibilità di delegare efficacemente, ha raggiunto il massimo, rendendo evidente la necessità di un cambiamento strutturale nell’organizzazione del lavoro.
IL MIO INTERVENTO
Quando sono stata coinvolta, il mio obiettivo principale è stato quello di aiutare il titolare a strutturare un sistema organizzativo che fosse efficiente e sostenibile nel tempo.
Ecco i principali step del mio intervento.
- Analisi preliminare dell’organizzazione esistente.
L’analisi del flusso di lavoro del poliambulatorio mi ha permesso di individuare le aree di criticità e le principali inefficienze; nello specifico, quello che mi è parso evidente fin da subito è stato l’alto grado di manualità che ancora caratterizzava tutto il processo, a partire dalla fatturazione che ancora veniva gestita con word. Il titolare e gli altri professionisti, in quanto operatori sanitari, rientravano infatti tra i soggetti esonerati dall’obbligo di emettere fatture elettroniche ma obbligati alla trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (TS).
È facile immaginare come la creazione delle fatture in word ma, ancora di più, il caricamento manuale dei dati sul portale TS fosse fonte di frequenti errori e potenziali sanzioni. In aggiunta, questo processo generava disagio e tensione nei rapporti tra il titolare e la segretaria di turno; da una parte Patrizio si trovava a dover supervisionare costantemente il lavoro svolto, a correggere errori ed a gestire pratiche errate mentre dall’altra la sua collaboratrice si sentiva sopraffatta dal timore di commettere ulteriori sbagli. Questo modus operandi comprometteva chiaramente l’armonia dell’ambiente di lavoro e testimoniava l’urgenza di trovare una soluzione più efficiente.
- Implementazione di un software gestionale per automatizzare il lavoro manuale.
La mia proposta è stata quella di introdurre un gestionale per ridurre in modo significativo il lavoro manuale. Il titolare era chiaramente a conoscenza dell’esistenza di questi software ma di fatto non ha mai trovato il tempo per approfondire quest’opportunità.
Mi sono quindi occupata personalmente di visionare diverse soluzioni specifiche per il settore medico, per poi arrivare da lui con un paio alternative, in modo che potesse valutare sia per funzionalità sia per costi quella più adatta alle sue esigenze.
- Formazione e definizione dei nuovi processi.
Una volta scelto il software, ho lavorato per garantire una transizione fluida al nuovo sistema. Questa fase ha incluso sia un’adeguata formazione rivolta a tutti gli specialisti che avrebbero dovuto utilizzare il sistema sia una ridefinizione dei processi di lavoro con l’obiettivo di integrare nel modo più efficiente possibile il software alle operazioni quotidiane.
Tale approccio ha consentito di gestire in modo più smart tutta una serie di operazioni quali:
- La gestione del calendario pazienti con la possibilità di impostare l’invio di mail, sms e WhatsApp di promemoria appuntamento;
- la prenotazione delle sale e dei macchinari da parte dei vari professionisti;
- l’organizzazione delle schede pazienti e archiviazione della documentazione specifica;
- l’emissione delle fatture e il loro inoltro automatico al Sistema Tessera Sanitaria.
RISULTATO FINALE
L’introduzione del nuovo software gestionale e la successiva riorganizzazione dei processi interni hanno prodotto fin da subito risultati tangibili e positivi per lo studio.
L’automazione delle attività manuali ha ridotto significativamente gli errori e il tempo dedicato alla gestione delle agende e delle fatture, migliorando l’efficienza complessiva. Questo ha consentito a tutto il team di concentrarsi unicamente sul servizio di qualità al paziente, lasciando alla risorsa part- time la gestione delle attività di back office. L’ottimizzazione di questo aspetto ha permesso al titolare di ridurre drasticamente il tempo dedicato alla supervisione delle attività quotidiane, a favore di un maggior focus sulla crescita strategica dello studio; lavorare in modo più organizzato e meno caotico ha avuto evidenti ripercussioni anche sull’ambiente di lavoro, che è tornato ad essere più disteso e sereno.
È stata per me una grande soddisfazione aver concluso con successo questo progetto e aver aiutato il cliente a migliorare l’efficienza operativa del suo studio. Questa esperienza ha confermato quanto sia cruciale avere una struttura ben definita e processi ottimizzati; alleggerire il carico di lavoro quotidiano è fondamentale anche per garantire una crescita sostenibile dell’attività e acquisire una serenità lavorativa duratura, fattore non di minore importanza.
CONTATTAMI
Consulenza
Prenota una consulenza on-line per capire come posso esserti di aiuto.
Il primo incontro è gratuito!